Slik planlegger du bedriftsarrangement når været ikke spiller på lag – tips fra BRAVE

Det meste kan vi planlegge og kontrollere når vi arrangerer firmareiser og bedriftseventer – men én faktor må vi fortsatt ta som den kommer: været. Å planlegge bedriftsarrangement når været ikke spiller på lag er ikke pessimisme, det er profesjonalitet. Etter over 30 år med å arrangere alt fra intime kick-offs til store internasjonale reiser, har vi i BRAVE lært oss at de beste arrangementene ikke var de der alt gikk etter planen, men de der vi var forberedt da planen raknet på grunn av været.

Her deler jeg, Henriette Storaas-Barsnes, daglig leder i BRAVE, de viktigste erfaringene vi har tatt med oss på veien – slik at du og dine kolleger kan nyte opplevelsen uansett hva himmelen bestemmer seg for.

Jeg vet at det høres litt kjedelig ut. Men det er faktisk det rådet jeg gir alle kunder, uansett om de planlegger en sommertur til Syden eller et utendørs event i mai. Planlegg alltid for dårlig vær.

Det betyr ikke at du skal gå rundt og vente på det verste. Det betyr at du har en plan B klar – og at den planen er like gjennomtenkt som plan A. Når regnet plutselig øser ned midt i aperitiffen, eller vinden tar tak i teltet, er det for sent å begynne å improvisere. Da er det for sent å ringe rundt. Da må løsningen allerede ligge klar.

Gjennom hundrevis av arrangementer har vi samlet oss en solid verktøykasse. Her er de fem punktene vi alltid jobber etter når vi planlegger bedriftsarrangement og været er en usikker faktor:

Enten du jobber med et reiseselskap eller håndterer logistikken selv, er kommunikasjonen med underleverandørene helt avgjørende. Restauranten som skal servere middag ute, aktivitetsleverandøren som har planlagt kajakktur, båtselskapet som skal ta dere ut på fjorden – alle disse trenger å vite hva som er plan B, og de trenger å høre fra deg raskt når situasjonen endrer seg. Vi sørger alltid for å ha disse samtalene tidlig i planleggingsprosessen, ikke dagen før arrangementet.

Dette henger tett sammen med punkt én. Å ha alternative aktiviteter i bakhånd er ikke et tegn på manglende tro på programmet – det er et tegn på god planlegging. Hvis det plutselig bøtter ned eller blåser sur nordavind, skal du ha noe klart som kan erstatte den planlagte utendørsaktiviteten uten at stemningen faller. Vi hjelper kundene våre med å identifisere og booke nettopp slike alternativer som en naturlig del av planleggingen.

Ingenting er mer frustrerende enn å stå og vente på informasjon mens regnet pøser ned. Vi bruker SMS aktivt for å gi hele gjengen beskjed med én gang det skjer endringer. Det er raskt, det når alle – og det gir deltakerne trygghet. De vet at noen har kontroll, og at de ikke vil bli stående uten informasjon. Det lille grepet gjør faktisk en stor forskjell for opplevelsen.

Er været dårlig, er det ikke noe som gjør situasjonen verre enn å gå sulten eller tørst i tillegg. Vi har sett det mange ganger: en gruppe som ellers ville ledd av regnet, begynner å mukke når magen er tom. På kalde dager er det alltid lurt å ha noe varmt i koppen – en god suppe, varm kakao eller en kopp kaffe kan redde humøret og holde energien oppe. Mat og drikke er ikke bare logistikk, det er en del av opplevelsen.

Dette er et tips som høres teknisk ut, men som vi har lært på den harde måten: det er det samme om du er tørr på hodet hvis du står i 30 centimeter vann med flytende gulvelementer. Når du setter opp telt til et utendørs event, er dreneringen like viktig som selve teltet. Sjekk terrenget, planlegg for vannets naturlige vei, og sørg for at gulvet er stabilt og hevet. Vi tar alltid en befaring av lokasjonen med dette for øye.

Jeg tror mange undervurderer hvor mye som ligger bak et vellykket arrangement – spesielt når uforutsette ting skjer. Hos BRAVE tar vi ansvar for hele prosessen: fra den første idédugnaden til siste gjest har gått hjem. Det betyr at vi:

Det er denne helheten som gjør at kundene våre kan slappe av og faktisk nyte opplevelsen – i stedet for å stresse med logistikk og uforutsette hendelser.

Vi er stolte av tilbakemeldingene vi får, og de betyr mye for oss. En av våre nyeste Google-anmeldelser sier det ganske godt:

Det er nettopp det vi ønsker å høre. Profesjonalitet og fantastiske lokasjoner – men bak begge deler ligger det en enorm mengde planlegging, erfaring og beredskap for alt som kan skje. Inkludert været.

Været er den eneste faktoren vi ikke kan kontrollere – men vi kan alltid være forberedt på det. Når du planlegger bedriftsarrangement og været ikke spiller på lag, er riktig forberedelse hele forskjellen. Med gode back-up-løsninger og en erfaren partner ved siden av deg, trenger ikke regnet å ødelegge noe som helst. Tvert imot – noen av de morsomste øyeblikkene på firmature skjer nettopp når ting ikke går helt etter planen, og man ler av det sammen.

Vil du vite mer om hvordan vi planlegger og gjennomfører skreddersydde bedriftsarrangementer? Ta gjerne en titt på brave.no – eller ta kontakt med oss direkte. Vi elsker å snakke om gode opplevelser, og vi er alltid klare til å hjelpe deg i gang.